Desde la llegada de la pandemia y el confinamiento se han vivido cambios en todas las áreas de la vida, muchos se dieron de manera abrupta y la mayoría de los casos sin planificación por la urgencia de la situación.

 

En la vida laboral se empezó a vivir una nueva normalidad, respondiendo de manera reactiva a la crisis, sin la preparación necesaria para el cambio. En la mayoría de los casos, se pasaron las formas y las estrategias propias del modelo presencial al teletrabajo, utilizando las mismas dinámicas del trabajo de oficina en la casa. Olvidando las particularidades que trae el nuevo modelo, como la gestión del tiempo y las tareas, las estrategias de comunicación, los nuevos modelos de evaluación del desempeño, la necesidad de la desconexión digital, las condiciones físicas en la que se desarrolla el trabajo y su impacto en la vida personal, entre muchas otras.

 

A medida que avanza el tiempo, las empresas empiezan a considerar el teletrabajo como una nueva forma que será parte de la cotidianidad, pero para responder adecuadamente al cambio, es necesario crear un modelo acorde a las necesidades de la empresa y los trabajadores. No se puede continuar con una estrategia que no corresponda a las nuevas condiciones y que no permita un adecuado rendimiento laboral ni bienestar en los trabajadores.

 

Para empezar, es necesario identificar y planear las nuevas formas de trabajo, lo que requiere un estudio organizacional de fondo. Las empresas deben realizar una evaluación de su estructura organizacional para plantear los cambios de manera efectiva, haciendo un estudio de cargos, que incluya la evaluación sus funciones, interacciones y responsabilidades. Se deben identificar los cargos críticos que requieren estar de manera permanente en la oficina, ya sea por la trasversalidad de sus funciones, su nivel de responsabilidad, la necesidad de realizar su labor en la empresa e información que manejan. Los anteriores criterios, también permitirán conocer los cargos que pueden tener un modelo mixto oficina-teletrabajo (modelo híbrido) y los que pueden realizar su labor en casa. En México, de acuerdo con la reforma a la ley Federal de trabajo, en materia de teletrabajo, cuando el 40% de cumplimiento de la labor sea fuera del centro de trabajo será considerado teletrabajo.

 

Cuando se tengan establecidos los cargos que realizarán teletrabajo o modelo mixto, se deben establecer las condiciones generales para su desarrollo y deben estar establecidas en el contrato laboral, incluyendo aspectos como los equipos e insumos de trabajo proporcionados por el empleador, obligaciones y cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud, descripción y monto que el patrón pagará al trabajador por concepto de pagos de servicio en el domicilio relacionados con el teletrabajo, los mecanismos de contacto y supervisión entre las partes, la duración y distribución de horarios sin exceder los máximos legales, así como, las responsabilidades de los trabajadores durante el desarrollo del trabajo en casa.

 

Para las personas que tengan un espacio físico permanente en las oficinas, así como, para los trabajadores que tengan un modelo híbrido, la empresa debe hacer las adecuaciones necesarias para facilitar la nueva forma de trabajo. A parte de las oficinas estables, se debe contar con espacios que permitan la movilidad de las personas y su ubicación de manera dinámica, se recomiendan lugares abiertos que puedan ser utilizados por diferentes personas en momentos distintos.

 

También se deben planear espacios que permitan hacer pausas durante la jornada laboral y que faciliten la socialización de las personas que están fijas en la oficina y las de modelo híbrido, ayudando a la integración y el bienestar laboral.

 

Para fortalecer la comunicación y organización entre los diferentes modelos de trabajo, es necesario tener un sistema digital de gestión de la comunicación y manejo de la información. En el mercado se encuentran diferentes aplicaciones y plataformas, gratuitas y si es necesario pagas, donde se pueden acceder a modelos que facilitan la distribución, seguimiento y cumplimiento de tareas y funciones, estableciendo junto con sus jefes objetivos claros, medibles y con plazos realistas. Así como, la garantía de una comunicación fluida, clara y honesta entre los trabajadores y sus superiores. Se debe integrar al paradigma del trabajo no solo el cumplimiento de horarios sino el cumplimiento de resultados, teniendo en cuenta el trabajo en equipo.

 

La gestión de la comunicación también incluye el manejo físico de los archivos y documentos. Por esta razón se debe garantizar que los archivos que requieran ser guardados en los registros de la empresa se puedan acceder y disponer con facilidad, asegurando su adecuada guarda. Las personas con modelos mixtos ya no tendrán archivos personales en sus escritorios y por esta razón se debe garantizar la correcta disposición de estos. El acceso a correos físicos se debe asegurar durante los tiempos de teletrabajo, es necesario contar con una herramienta tecnológica que lo permita.

 

Por otro lado, en un modelo híbrido o de teletrabajo permanente, la empresa debe garantizar los recursos, medios y herramientas necesarias para realizar la labor de una manera segura.  Se debe hacer una visita domiciliaria que permita identificar los riesgos ambientales, ergonómicos y psicosociales, a los que está expuesto el trabajador, para establecer el plan de acción. Dentro de las intervenciones a tener en cuenta, se debe garantizar la capacitación en el uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación, brindando un apoyo constante en el proceso de transformación digital. Así como, estrategias psicosociales en el adecuado manejo y distribución del tiempo que permitan garantizar la desconexión del trabajo y garantice los espacios de ocio y vida familiar, con una perspectiva de género.

 

En la nueva realidad, el salario emocional cobra vital importancia para garantizar el bienestar psicosocial de los empleados, al ser una herramienta que se crea para mejorar la calidad de vida de las personas. Se debe diseñar un programa participativo, inclusivo y flexible que responda a las diferentes condiciones que viven los trabajadores. Conocer los cambios y acompañar el proceso de transformación organizacional, permitirá crear herramientas de intervención adecuadas al nuevo contexto.

 

Por último, también se deben tener en cuenta las responsabilidades, obligaciones y compromisos del empleado en la modalidad de teletrabajo. No sólo, debe cuidar, guardar y conservar los insumos proporcionados por la empresa para su labor, respetar y cumplir las disposiciones sobre seguridad y salud establecidas por el empleador y garantizar la protección de los datos utilizados en el desempeño de sus actividades. Sino que también debe ser organizado y disciplinado, para lograr el cumplimiento de sus metas en un modelo de trabajo flexible, donde el autocontrol será el principal motivador. La nueva normalidad está abriendo la oportunidad a un modelo de trabajo que durante mucho tiempo deseamos y soñamos, siendo la oportunidad para autogestionarnos, desde la responsabilidad y el compromiso con nuestro trabajo.

 

Escrito por: Milena Jaimes Salazar

 

Psicóloga, especialista en sistemas integrados de gestión QHSE

 

Correo: cmjaimes77@gmail.com

 

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